3週間ほど前になってからいきなり「部屋予約できてませんでした」と...

ゆんゆん：
私はレストランウェディング希望だったのですが、相手が東北出身で、列席者の宿泊の部屋がたくさん必要なためホテルで挙げることにしました。私の持っていたホテル結婚式のイメージほどは形式的なものにならず、手作り感もかなり出せて、友人たちにも好評で私も式と披露宴にはとっても満足できたのですが！！
何と宿泊用の部屋を用意してもらえませんでした・・・しかも3週間ほど前になってからいきなり「部屋予約できてませんでした」と。
当然招待状も出してしまっている後で会場の変更なんて、もうできない時に。しかも担当者は「エヘヘー」という感じで全く悪びれることなく(-_-
その後全然連絡ないから電話してみたら挙句の果てに、「自分で旅行会社に行って空いてるかどうか聞いて予約してみて下さい」と言われてしまいました。
満室で予約できなかったことは百歩譲ってしょうがないとしても、あとのフォローがあまりにもひどく、大大大ショックでした。一応全国にあるそこそこ有名なホテルだったんですけど。
私達にとっては一生に一度の結婚式でも、彼女にとっては「大勢の客の中の一組」という認識だったのでしょう。
どうやらその人だけがハズレだったようで、他はしっかりした良い方々だったのですが、彼女１人のために結婚式の思い出にキズが残ってしまいました。
会場は吟味して選ぶと思いますが、担当者は選ぶことができません。私達も最初から「ちょっと頼りない人やな」とは思ってたのですが・・・
そんな人に当ってしまったら思いきって変更してもらった方が良いかもしれません。自分の結婚式に嫌な思い出は残したくないですよね！

うん、結婚式の客はたったの一度きりじゃからなぁ・・・。なんて、まさかそんな事はないぞ。どのホテルでもウエディングのお客様には、最優先で部屋を用意してくれるはずじゃ。 また、ダブルブッキング（２重予約）に備えて空き部屋は用意しているのが普通じゃ。ゆんゆんさんの場合は、担当者に問題があったのではなかろうか？そういった場合は、上の人と話をすれば、最低でも近隣ホテルの予約代行をしてくれ、送迎も付けてもらえるはずじゃが・・・。

遠くから来られるゲストの事を考えてのホテルウェディングだったのに、担当者の不手際で大変な思いをされた事と思います。 ただ、いくらきちんとしたホテルであっても、プランナー側のミスだけでなく、宿泊担当者側のミスで宿泊予約が出来ていないという場合はよくあります。 ホテルウェディングの宿泊予約は、事前にプランナーが予約内容を取りまとめ、宿泊担当者に連絡するという形を取る事が多いですが、その間でミスが発生している可能性も想定しておく必要があったかと思われます。 また、プランナーに任せっぱなしで終わるのではなく、自分で直接ホテルのフロントまで出向き「予約が出来ているか？」と「予約内容が合っているか？」を確認する必要もあったかと思います。
今回の場合は、プランナー側に落ち度があり、笑ってごまかそうとする等の態度が不快に感じた上、プランナーの力ではホテルの部屋を用意する事が出来ないと言われてしまったのであれば、式場の責任者と宿泊担当の責任者を呼び出して貰い、今回の経緯と、もう一度宿泊予約の手配をお願いしたいという旨をお伝えすべきだったかと思います。

上の責任者を呼んでお話すると「クレーマーに思われてしまうのではないか？」や「そこまで大事にしたくない」等の考えもあるかもしれませんが、相手に対して無理な要求や金品・サービス等の見返りは一切求めず、冷静に今回の経緯をお話して、これからどのように対処していく事がお互いにとってベストな形となるかを話し合う事は何の問題もないかと思いますし、それがゲストに対するトピ主さんの心遣いでもあると思います。 プランナーが「頼りない人」だと思ったとしても、自分が「この人に最後までお世話になろう」と決めたからには、ミスが起きた場合は自分の責任でもあると思います。 想定されるリスクを考え、それに先回りして対処していく事もトピ主さんの役割と責任であったのかなと思いました。

全国にある有名なホテルでも、ミスは起こるときには起こるんですね。式場にまかせっきりではなく、自分達もしっかり確認をし、ミスがあっても冷静に話をしていこうと思いました。
『これからどのように対処していく事がお互いにとってベストな形となるかを話し合う事は何の問題もない。想定されるリスクを考え、それに先回りして対処していく事』とのこと。とても参考になりました。 ゲストにも楽しんでもらえるように頑張ろうと思います。